根据国家教育部和河南省教育厅相关文件的要求，结合我校学籍管理实际工作安排，将涉及学籍方面和学生办理相关手续密切相关的六项工作进行了具体说明，请各学院遵照执行。具体内容如下：

一、在校生证明办理

在校学生本人开具在校生证明的，需学生持本人学生证、身份证等有效证件到学生处学籍科开具正式在校生证明。

二、学历证明书办理

需开具学历证明的毕业生，需到学校综合档案室复印《高考录取审批表》、《学籍表》后，持本人学历证书原件、身份证原件到学生处学籍科开具学历证明。没有携带《高考录取审批表》、《学籍表》复印件及学历证书原件，不予受理。各学院应当提前告知学生，毕业后回校办理任何手续时，请携带学历证书原件。

三、学籍异动手续办理

严格按照学校学籍管理规定执行，所有学籍异动的申请审批均在《高校学生综合管理系统》（以下简称青果系统）。

1、办理流程：申请人首先以书面形式提出申请，交辅导员审核，辅导员确认后登陆青果系统，选择学籍子系统-学籍异动模块，登记并打印相应类别的学籍异动审批表，此表由学生本人或其代理人签字（需加按手印），学院学生工作领导小组组长签字并加盖学院印章（两者缺一不可）,经资助管理中心核实贷款情况，最终由学生处复核并报学校校长办公会审批。

2、办理注意事项：

1）入伍学生在登记学籍异动申请时，学籍异动类别选择“保留学籍”。

2）所有离校的学籍异动审批（如休学、保留学籍和退学等），辅导员都需要与学生家长取得联系，确认家长已知并同意学生行为的，需要由辅导员在《学籍异动审批表》最下方注明是否已告知家长，且家长是否同意的情况，并签名。

3）因病休学的学生，需要提供二级甲等以上资格医院开具的证明，复学时需要提供相应资格医院开具的康复证明。

4）办理复学手续时，需要附《通知单》原件。

5）休学期间，学生不允许到校上课，延期一周未复学者，按退学处理。

四、退学手续办理

1．退学的形式：

（1）自动退学。学生因种种原因违反学校纪律，如长期旷课，擅自离校，学校按相关规定给予退学处理。

（2）申请退学。学生因个人原因无法继续完成学业者，按学校规定，由学生向学校提出退学申请，经学校研究同意其退学。

2．办理流程：

（1）自动退学学生，需由辅导员按要求填写附件一《郑州工程技术学院学生退学处理情况表》，填写情况说明的时候需要在表中备注栏注明是否已告知家长以及家长意见。

（2）退学学生的办理流程同第三项学籍异动办理流程相同，自动退学学生需要另附《郑州工程技术学院学生退学处理情况表》。

3．注意事项：

（1）任何形式的退学，都需要告知学生家长，通过多种渠道联系学生本人及家长，征求家长意见。

（2）所有退学的学生都要经过学校校长办公会研究通过，下发学校红头文件。

五、在校生基本信息更改

新生入学经学校复查合格并注册后，学籍信息（主要包括姓名、性别、民族、身份证号码等）原则上不予变更。因特殊原因需变更在校生学籍信息的，按以下两种情况处理：

（一）信息纠错

在中招和高招报名信息采集时，因考生学籍信息填写或采集错误，未及时更正，使用错误信息参加中招或高招考试，报到入学后申请变更者，本着“谁出错、谁纠错”的原则，由学生生源地招生办公室提出更改申请，更改教育部当年招生录取库。更改后，由学校统一报省教育厅对在校生学籍信息进行变更。

（二）信息更改

因错号、重号等，不存在冒名顶替等舞弊现象，不涉及出生年月日变更，经公安机关户籍管理部门确认需要进行更改的，可以更改在校生学籍信息。

1．办理时间

原则上于每年的9月、10月办理。

2．所需材料

更改在校生学籍信息的，需提供以下证明材料：

（1）户籍所在地公安户籍管理部门出具的公民户籍信息更改证明（注明申请更改信息的时间、原因或理由，本人照片及发函单位固定联系方式等，加盖户籍专用章、户籍民警专用章）。

（2）更改信息前后的身份证和户口本原件及复印件各一份（如更改姓名应在户口本曾用名一栏注明原姓名）。身份证原件丢失的，应提供户籍所在地公安部门出具的户籍证明（户籍证明要有被更改人照片并加盖户籍专用章和户籍民警专用章）。

3．办理程序

学生本人向所在学院提出申请后，由学生所在学院把关，对照有关档案材料，审查学生的申请理由是否正当，材料是否详实，进一步审查学生的入学资格。经审查确认无误后，填写附件二《郑州工程技术学院学生学籍信息变更申请表》，报学生处学籍科，由学校统一报省教育厅审核备案。

4．其他不予更改的情况

（1）在校生第一学年和最后一个学期提出变更学籍信息的；

（2）学生提出申请，但未能提供有效证明材料的；

（3）学历证书已发放，非因工作失误要求变更学历信息的。

（4）身份证号与姓名不能同时变更，出生日期一律不允许变更。

六、毕业证明书办理

1．学历证书遗失无法补办原件，只能补办学历证明书，学历证明书由学校到省教育厅统一办理，与遗失的学历证书具有同等效力。

2．提供材料：

（1）省级以上公开发行报纸上刊登遗失声明，声明内容包括姓名、毕业学校、证书编号。报纸需要整版不能裁剪。

（2）两张2寸彩色近照（含电子版）；

（3）学校综合档案室复印录取审批表和学籍表。

所有手续严格按照规定时间和要求办理，如果有特殊情况，各学院学工办提前与学籍管理部门联系办理。

学生处

2020年10月25日